lunedì 2 giugno 2025
La sindrome da tutti fanno tutto: come assegnare responsabilità in modo chiaro
Hai mai avuto la sensazione che in azienda tutti facciano tutto ma nulla venga fatto bene?
Benvenuto nella trappola della sindrome da “tutti fanno tutto”: un problema che affligge molte PMI italiane, dove i ruoli non sono chiari e le responsabilità si accavallano, causando confusione, rallentamenti e conflitti.
In questo articolo ti spieghiamo:
- Cosa succede quando nessuno ha un ruolo preciso
- Quali errori evitare nella gestione delle attività
- Come assegnare ruoli e responsabilità in modo semplice
- Gli strumenti per organizzare meglio il lavoro, anche senza un gestionale
😵💫 Cos'è la sindrome da "tutti fanno tutto"?
È una situazione tipica nelle piccole imprese dove:
- Le mansioni non sono documentate
- Ogni persona interviene su tutto "quando serve"
- Si lavora in modalità emergenza continua
- Nessuno ha la piena responsabilità di un risultato
Questa dinamica genera:
- Conflitti silenziosi tra colleghi
- Difficoltà a capire chi fa cosa
- Perdita di tempo per coordinarsi
- Poca accountability: tutto è compito di tutti, quindi… di nessuno
🧩 Le 3 cause principali di questa confusione
-
Assenza di ruoli definiti
“Ci pensiamo tutti” = nessuno si assume la responsabilità completa. -
Gestione orale delle attività
Le attività vengono assegnate “al volo” senza traccia scritta → difficile controllare l’esecuzione. -
Mancanza di un sistema per organizzare il lavoro
Senza uno strumento (anche semplice), i compiti si disperdono in messaggi, email, appunti.
✅ Come assegnare ruoli e responsabilità in modo chiaro
1. Definisci i ruoli principali
Non serve un organigramma formale, ma è essenziale sapere:
- Chi è responsabile di ogni funzione (es. amministrazione, preventivi, post-vendita)
- Chi supporta e chi decide
Usa la logica RACI per ogni attività:
- Responsabile: chi esegue
- Accountable: chi prende decisioni e risponde del risultato
- Consultato: chi dà input
- Informato: chi deve essere aggiornato
👉 Un esempio pratico?
Leggi: Checklist digitale per gestire una giornata tipo da imprenditore
2. Scrivi nero su bianco le attività
Ogni ruolo deve avere:
- Un elenco chiaro delle attività di cui è responsabile
- I flussi operativi in cui è coinvolto
Non serve un manuale ISO: basta un documento condiviso su Google Docs, oppure una bacheca Trello.
3. Centralizza la comunicazione e le responsabilità
Utilizza strumenti che ti aiutano a:
- Evitare “compiti nel vuoto”
- Sapere sempre chi è il referente per ogni attività
- Coordinare il team in modo fluido
Anche senza un gestionale, puoi partire da:
- Trello per gestire task
- Google Calendar per deadline
- Google Drive per documenti condivisi
- Slack per la comunicazione strutturata
🔧 Vuoi fare un salto di qualità?
Quando i flussi iniziano a diventare tanti, serve uno strumento che:
- Centralizzi informazioni, attività e responsabilità
- Aiuti il team a comunicare senza perdere dati
- Permetta all’imprenditore di tenere sotto controllo tutto con semplicità
✨ Fluxora è la piattaforma progettata proprio per questo.
Una chat intelligente che unisce operatività, documenti, messaggi e calendario in un unico posto.
🔄 Ricapitolando: come uscire dalla sindrome “tutti fanno tutto”
✅ Definisci i ruoli chiave
✅ Assegna responsabilità con chiarezza
✅ Scrivi le attività per ogni funzione
✅ Centralizza la comunicazione e le informazioni
✅ Usa strumenti digitali leggeri (o Fluxora, se vuoi crescere)